過去の資産資料の保管、そしてお布施のランチ

 今週もご相談が連続。
 ありがとうございます。

 ご相談をお受けしていて、ん、これは、と思ったこと。

 ご相談いただく際には、お客様に、
 過去の税務申告や資産関連資料をお持ちいただけるようにお願いしています。

 うろ覚えでのお話だけですと、大事な問題の判断のうえで、
 抽象的、曖昧にしかご回答できず、
 事柄によっては、トンデモないミスに繋がりがちだからです。

 ところが、過去の資産関連資料が、ご不明、
 あるいは、とても大事で大きなお取引や、大きな税務上の措置を採用したという場合の
 税務届出書の控えが散失してしまっている、
 などなど、ということがしばしばあります。

 例えて言えば、
 過去の借地権の無償返還届出書の提出の有無、
 相当の地代の改定方法に関する届出書の提出の有無、
 買換特例の適用の有無、
 消費税の課税方式の選択、
 などなどなど。

 もちろん、国税さんには閲覧制度がありますが、
 手間と時間がかかり、所轄税務署に行って、見せてもらうだけ。
 写しの交付を受けることはできません。

 ☆  ☆  ☆

 大切な書類なのに、なぜなくなってしまうんだろう?と考えてみました。

 思うに、
 その取引のときは、慎重に契約書や計算書、届出書を作成し、提出していた。
 税理士先生も、その控えを大切に、お客様にお渡ししていた。
 お客様は、大切に、法人税申告書や確定申告書等と一緒に、大切に保管していた。
 
 しばらく経って、「先生、だいぶ書類が貯まっちゃった、何年分保管しといたらいいんですか?」とお尋ねになると、
 「そうですね。7年か、10年は保管しておいてください。」とのご回答。

 そうか、じゃあ、10年取っとけばいいんだな、と、
 11年以上経過したモノは、バッサリ処分。
 その中に混じっていた、過去の大切な契約書や届出書も、あえなく処分されちゃう、という。

 そして税理士さんが交代したり、同じ事務所さんでも担当者さんが交代したら
 もう、わからなくなってしまう、という。

 そんな光景が浮かんできました。

 ☆  ☆  ☆

 書類保管の鉄則は、

 損益の資料は、年々のファイル保管でOKです。

 しかし!
 税務届出書等と、資産の資料は、
 その資産が存在する限りは、
 必ず、別途のまとめファイルに綴って、絶対処分せずに永久保管しましょう。

 弊社では、これらを「神様ファイル」と呼んで社内保管し、
 お客様には、「重要書類ファイル」を顧問契約時にお渡しして、
 逐次、そのファイルに綴っていただいています。

 ご資産を大切と思うなら、ぜひとも、大切な書類を守って上げてください。 

 ☆  ☆  ☆

 お客様からお礼をいただいてしまいました。
 ありがとうございました。

 こうしたご請求以上にいただくお気持ちを、弊社では「お布施」と呼んでいます。

 どうしようか、とみんなでワイワイ、ランチに行くことにしました。

 事務所そばの智美術館内のレストラン、ヴォア・ラクテに予約して、繰り出しました。
 とてもおいしくいただきました。ありがとうございました。

 ホテルオークラへの江戸見坂を上ると端正な智美術館があります。
 1階がレストラン、地階が美術館です。
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 レストラン入り口で。後ろは西洋館です。
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 緑の庭園に面したレストランです。フレンチのフルコースを、堪能しました。
 お昼なので、アルコールもちょっぴり。(^^ゞ
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 窓越しのゲストハウス。今は使っていないそうです。
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 帰りの江戸見坂です。車が転がりそうな急坂です。
 左は日石、ケヤキの大木の黄葉が見事です。 
 右にナイジェリア大使館があります。
 日本コロムビアさんが、右手の江戸見坂森ビルに入居していました。
 赤坂4丁目の薬研坂の跡地には、今はタワーマンションが建っています。
 コロンビア通りという名前はまだ残っているのでしょうか。
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by expresstax | 2012-11-22 23:34 | 資産運用